Anmerkung: Alle Personen sind auch in der weiblichen und diversen Form gemeint, jedoch wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit die explizite Nennung der männlichen Form genutzt
Was versteht man unter einem internen Audit?
In einem Audit werden die Eignung und Funktionsfähigkeit der Abläufe im Unternehmen geprüft. Wir nehmen solche Faktoren unter die Lupe und sind in gewisser Weise, die Schatzsucher im Unternehmen. Nach Implementierung und Objektstart beim jeweiligen Kunden wird – je nach Objektgröße – innerhalb von zwei bis drei Monaten ein internes Audit vereinbart. Hierfür ist unsere Qualitätsmanagement (QM) Abteilung verantwortlich und kümmert sich um die Terminierung, Organisation und Durchführung. Diese strengen Abläufe sowie Kontrollen sichern unseren alltäglichen Betrieb. Im ersten Schritt sammelt die OM-Abteilung alle Informationen zum ausgewählten Audit.
Wie läuft ein Audit ab?
1. Einen Überblick verschaffen, die Aspekte in Bezug auf den betreuten Kunden unter die Lupe nehmen:
► Vertragliche Vereinbarungen / Kundenvorgaben:
Hierbei wird überprüft, ob alle vertraglichen Verpflichtungen und speziellen Anforderungen bei unserem Kunden eingehalten werden.
► Gesetzliche Bestimmungen und Richtlinien:
Ein zentraler Bestandteil des Audits ist die Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften, die für unser Unternehmen gelten.
► Organisation:
Beispielsweise werden Leistungsverzeichnisse geprüft, zur Sicherstellung der korrekten und vollständigen Leistungserfassung und -abrechnung.
► Bereichseinteilung:
Überprüfung der strukturellen Organisation und Einteilung der Verantwortungsbereiche beim Kunden vor Ort.
► Arbeitssicherheit, beispielsweise:
Gefährdungsbeurteilung: Identifizierung und Bewertung von Gefahren am Arbeitsplatz.
Gefahrenstoffmanagement: Umgang mit gefährlichen Stoffen gemäß den Sicherheitsvorschriften.
Gerätesicherheit: Prüfung der ordnungsgemäßen Funktion und Wartung von Arbeitsgeräten.
Befähigungen / Bestellungen: Überprüfung der Qualifikationen und Schulungen der Mitarbeiter.
Lagerung / Transport: Sicherstellung der sicheren Lagerung und des Transports von Materialien.
Unterweisungen: Durchführung und Dokumentation von Mitarbeiterschulungen.
► Umweltrelevanz / Nachhaltigkeit:
Hier wird untersucht, wie umweltfreundlich und nachhaltig unsere Geschäftspraktiken sind und welche Maßnahmen zur Verbesserung implementiert wurden.
► Energieverbrauch:
Einhaltung von Energiemaßnahmen
► Unternehmensvorgabe / Compliance / Prozesse:
Abschließend werden interne Vorgaben und Prozesse überprüft, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten und die Effektivität der Geschäftsprozesse zu optimieren.
2. Im Anschluss kommt es zu der Erstellung einer Checkliste um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt und geklärt werden.
Mit dieser Checkliste überprüft der Auditor vor Ort die Gegebenheiten, Dokumente, Aufzeichnungen, Aushänge und andere relevante Materialien. Der Auditor führt einige Interviews mit den verantwortlichen Mitarbeitern (beispielsweise mit dem Objektleiter, der Reinigungskraft, dem Hausmeister..) durch, um Einblick in die Prozesse zu erhalten. Anschließend werden die Ergebnisse anhand vordefinierter Kriterien bewertet und in einem Bericht dokumentiert. Ebenso wird eine Kundenbefragung vorbereitet, welche am Tag des Audits mit dem Kunden besprochen wird. So können wir unsere Optimierungsprozesse auch stetig überwachen.
3. Berichterstattung
Der zuständige Mitarbeiter erhält die Ergebnisse, Empfehlungen und Maßnahmen zur Verbesserung. Die Berichtserstattung erfolgt dann im Folgeschritt an die relevanten Stakeholder im Unternehmen. Im Anschluss können die Verbesserungsprozesse und Umsetzungen zu den Optimierungen im jeweiligen Objekt beginnen.
4. Wie geht es weiter?
Der Verantwortliche, welcher geprüft wurde, setzt die empfohlenen Verbesserungen um und der Auditor überwacht die Umsetzung im weiteren Verlauf und bekommt am Ende dieses Prozesses auch eine Rückantwort vom Verantwortlichen, ob die Maßnahmen effektiv waren. So können die Abläufe perfektioniert werden.
Warum halten wir interne Audits bei WERNER?
Interne Audits gewährleisten, dass wir die festgelegten Qualitätsstandards einhalten. Sie überprüfen, ob Prozesse und Dienstleistungen den internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Dies ist wichtig, um Kundenvertrauen zu gewinnen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wir wollen den bestmöglichen Service und die optimale Kundenbetreuung bieten, durch die Audits können wir an gegebener Stelle optimieren und auf die Dauer gesehen ideale Lösungswege wählen. Interne Audits bieten eine Gelegenheit zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für Optimierungen, sei es bei der Effizienz, der Dienstleistungsqualität oder der Mitarbeiterleistung.
Interne Audits sind ein unverzichtbares Instrument.
Wir bei WERNER sehen folgende Vorteile in diesem Prozess:
► Einhaltung von Unternehmenszielen und -vorgaben
Audits prüfen diese Vorgaben. Sie stellen sicher, dass die Strategie des Unternehmens konsequent umgesetzt wird.
► Vereinbarungen und Sinn infrage stellen
Interne Audits erinnern an getroffene Vereinbarungen und hinterfragen ihren Sinn. Dies fördert die Transparenz und Verantwortlichkeit.
► Identifikation von Stärken und Potenzialen
Interne Audits helfen, Stärken und Potenziale im Unternehmen zu identifizieren. Diese können gezielt ausgebaut werden.
► Ideen und Aha-Erlebnisse vermitteln
Während Audits können Ideen und sogenannte AHA-Erlebnisse entstehen. Diese Impulse tragen zur Innovationskraft des Unternehmens bei.
► Ableitung von Handlungsbedarf
Die Ergebnisse der Audits liefern klare Hinweise auf Handlungsbedarf. Prioritäten können gesetzt und Maßnahmen ergriffen werden.
► Risiken, Reibungsverluste und Fehler erkennen
Audits erfassen überflüssige Reibungsverluste, Risiken und Fehler. Dies ermöglicht es, diese künftig zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
► Lernen von bewährten Arbeitsweisen
Interne Audits bieten die Gelegenheit, von bewährten und effizienten Arbeitsweisen zu lernen. Best Practices können auf andere Bereiche übertragen werden.
► Betriebsblindheit überwinden
Betriebsblindheit tritt auf, wenn Mitarbeiter und Führungskräfte sich an etablierte Abläufe gewöhnen und Veränderungen nicht mehr hinterfragen. Interne Audits ermöglichen einen frischen Blick auf Prozesse und helfen, eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen.
► Kommunikation und organisatorische Verbesserungen
Interne Audits fördern die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Durch den Dialog mit Mitarbeitern und Abteilungen werden Verbesserungspotenziale sichtbar. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für organisatorische Anpassungen.
► Informationen für solide Entscheidungen
Führungskräfte erhalten durch interne Audits fundierte Informationen für solide Entscheidungen. Dies stärkt die strategische Ausrichtung des Unternehmens.
Zusammenfassend sind interne Audits ein strategisches und wichtiges Instrument, um die Unternehmensleistung zu steigern, Risiken zu minimieren, die Qualität und eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
Im Bezug auf unsere Kunden gibt es feste Vorgaben, sodass wir kontinuierlich an der Qualität, Leistungsumsetzung und Zufriedenheitsgarantie arbeiten können. Diese strengen Abläufe sowie Kontrollen sichern unseren alltäglichen Betrieb. Wegen dieser enormen Wichtigkeit ist die Verantwortung für die Umsetzung von den internen Audits auch in der oberen Managementebene unseres Unternehmens eingegliedert.
Beste Grüße, die QM-Abteilung von WERNER companies