FM-Beratung: Das macht einen guten Berater im Facility Management aus

Bei WERNER vertrauen wir bereits seit vielen Jahren auf FM-Consultants und wissen, was eine wirklich gute, zuverlässige Beratung ausmacht. In diesem Beitrag haben wir Ihnen die wichtigsten Kriterien zusammengefasst. Außerdem zeigen wir auf, welche Fragen Ihnen bei der finalen Entscheidung für oder gegen einen Facility-Management-Berater helfen.

Wie kann eine gute FM-Beratung Ihr Unternehmen voranbringen?

Angesichts der hohen Komplexität im Bereich des Facility Managements ist es wichtig, dass Organisationen über eine effektive Facility-Management-Strategie verfügen. Eine gute FM-Beratung kann in diesem Zusammenhang hilfreich sein, um mögliche Schwachstellen nicht nur aufzudecken, sondern sie auch zu beheben. Nach der Analyse bestehender Prozesse folgt üblicherweise die Entwicklung konkreter Maßnahmenpläne, bevor dann im Anschluss die Implementierung neuer Systeme und Abläufe ansteht. Kernstück dieser Vorgehensweise ist das Erstellen eines maßgeschneiderten Projektplans, der auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist. Nur so können sinnvolle Handlungsoptionen entwickelt werden, die alle Beteiligten weiterbringen.

Dabei ist es nicht zwingend nötig, dass sämtliche Strukturen als Ganzes unter die Lupe genommen werden. Häufig schreiten Facility Management Consultants auch nur punktuell zur Tat.

Ausschreibungen als Kernthema der FM-Beratung

Besonders gefragt ist die FM-Beratung beispielsweise im Bereich von Ausschreibungen zur Beschaffung von Facility-Management-Dienstleistungen. Kein Wunder, immerhin kann das Ergebnis dieser Ausschreibungen den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem ineffektiven Facility Management ausmachen. Mit Hilfe einer professionellen Facility-Management-Beratung laufen Ausschreibungen üblicherweise deutlich effektiver ab, als wenn ein Unternehmen im Alleingang tätig wird. Ganz einfach deshalb, weil den meisten Betrieben das nötige Hintergrundwissen fehlt, um selbst eine erfolgreiche Ausschreibung durchführen zu können.

Typische Hürden beim FM-Consulting

Damit die Zusammenarbeit mit einer FM-Beratung klappt, ist es wichtig, dass diese ein klares Verständnis Ihrer Anforderungen hat. Nur dann wird sie in der Lage sein, das Angebot auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden.

Bei einem professionellen FM-Berater können Sie dieses Verständnis – mitsamt der entsprechenden Lösungen – selbstverständlich erwarten. Immerhin bringen Consultants in der Regel einen reichen Erfahrungsschatz mit. Sie haben bereits mit einer Vielzahl von Kunden in unterschiedlichen Branchen zusammengearbeitet und wissen genau, was funktioniert und was nicht.

Wenn Sie nun befürchten, an eine unzuverlässige FM-Beratung zu geraten, können wir sie beruhigen: Im FM-Consulting gibt es sehr viele gute Berater. Schwarze Schafe sind eher die Ausnahme als die Regel.

Schauen Sie in jedem Fall genau hin, wenn das Beratungsangebot mit Kosteneinsparungen verbunden ist. Denn das heißt: Je mehr Kosten die Beratung einspart, desto höher das Honorar am Ende. So soll es zum Beispiel bereits vorgekommen sein, dass eine FM-Beratung ihren Kunden nahegelegt hat, die Reinigungsfrequenz der Klassenzimmer in einer Schule von fünfmal wöchentlich auf vierzehntägig zu reduzieren. So wurden zwar Kosten eingespart. Doch das Ergebnis ließ zu wünschen übrig.

Werden Kosteneinsparungen mit der falschen Priorität angegangen, kann es zudem passieren, dass ungeachtet der Qualität der günstigste Anbieter zum Zug kommt. Das weckt nicht nur Unzufriedenheit bei den Kunden – gleichzeitig zwingt es den gewählten Dienstleister oftmals, zu Dumpingpreisen zu arbeiten.

Wir raten Ihnen daher: Lassen Sie sich vom FM-Berater Ihrer Wahl genau aufzeigen, mit welchen Maßnahmen er Kosteneinsparungen erzielen will. So können Sie selbst prüfen, ob die gewählte Vorgehensweise sinnvoll ist oder ob Sie sich vielleicht noch eine zweite Meinung einholen sollten.

Wissen ist Macht … auch in Sachen FM-Beratung

Ein umfangreiches Fachwissen ist der Schlüssel für eine erfolgreiche FM-Beratung. Um wirksame Lösungen für Sie bzw. die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu entwickeln, sollte der FM-Berater also entsprechend sicher im Thema stehen.

Ein Beispiel hierfür ist die bereits erwähnte Vorbereitung von Ausschreibungen, die oft von Facility Management Consultants unterstützt wird. In diesem Zusammenhang geht es nicht nur um die Kalkulation oder um Anforderungskataloge, sondern auch um die Entwicklung von Vertragsinhalten. Diese Vertragsinhalte sind oft sehr komplex und erfordern ein hohes Maß an fachspezifischem Wissen. Aber auch ein ein entsprechender juristischer Background ist Pflicht. Prüfen Sie hier also – z.B. anhand von Referenzen oder Zertifikaten – ob der Berater Ihrer Wahl diesen Background tatsächlich mitbringt, um auf der sicheren Seite zu stehen. Das ist zum Beispiel dann nötig, wenn ein Dienstvertrag vorschreibt, dass eine bestimmte Anzahl von Stunden erbracht werden muss, während der Werkvertrag eine bestimmte Ergebnisqualität vorgibt.

In jedem Fall sollte ein Berater fürs Facility Management natürlich auch in der Lage sein, Kunden-Erwartungen zu verstehen und die tatsächliche Situation vor Ort zu erfassen. So ist sichergestellt, dass die Ausschreibung den Anforderungen gerecht wird – und dass das Facility Management langfristig zur vollen Zufriedenheit des Kunden arbeitet.

Weitere zentrale Kompetenzen einer verlässlichen FM-Beratung:

• Der Consultant weiß um Innovationen der Branche. Er kann diese in den zu formulierenden Ausschreibungen berücksichtigen, sodass Dienstleister Außergewöhnliches leisten.
• Der Berater hat sich – am besten unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen! – eine Liste kluger Wertungskriterien erstellt. Das hilft, potenziell schlechte Dienstleister von vornherein auszuhebeln.
• Verträge werden so aufgesetzt, dass beide Seiten profitieren. Sie sind transparent, nachvollziehbar und Ihre Wünsche bzw. Anmerkungen werden berücksichtigt.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl des richtigen FM Consultants achten?

Auch wenn wir bereits eine ganze Reihe möglicher Stolperfallen genannt haben, und nun noch mehr Kriterien hinzukommen: Auf keinen Fall wollen wir damit andeuten, dass FM-Beratern grundsätzlich nicht zu trauen ist! Vielmehr soll Sie unsere Auswahl an Kriterien dabei unterstützen, unter den vielen guten Beratern genau den richtigen zu finden.

Das wichtigste Kriterium hatten wir bereits angesprochen: die Qualifikation! Ein qualifizierter Berater verfügt über das notwendige Wissen und die Erfahrung, um die individuellen Bedürfnisse seiner Kunden zu verstehen und effektive Lösungen zu entwickeln.

Natürlich ist Erfahrung aber nicht alles: Ein guter Facility-Management-Berater sollte zudem auch im zwischenmenschlichen Bereich an die Bedürfnisse seiner Ansprechpartner anknüpfen können. Er muss in der Lage sein, auf allen Ebenen mit den beteiligten Personen zusammenzuarbeiten. Das betrifft die Reinigungskraft vor Ort ebenso wie die Geschäftsleitung.

Was ist sonst noch wichtig? Beispielsweise, dass der Berater eine umfassende Methodik und klare Arbeitsprozesse vorweisen kann. Eine transparente Vorgehensweise, klare Ziele und ein detaillierter Projektplan sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Beratung effektiv ist und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Flexibilität ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt, den ein guter Facility-Management-Berater mitbringen sollte. Erfahrene Consultants sind in der Lage, sich schnell an sich unterschiedliche Bedingungen anzupassen und bei Bedarf alternative Lösungen zu entwickeln, wenn die ursprünglich geplanten Maßnahmen nicht funktionieren.

Ganz schön viel auf einmal? Stimmt, aber der Erfolg Ihres Unternehmens sollte Ihnen die Zusammenarbeit mit einem guten FM-Berater wert sein – auch wenn die Suche möglicherweise zunächst etwas Zeit in Anspruch nimmt. Lassen Sie uns nun im nächsten Schritt klären, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Worauf kommt es bei der Suche nach einem Consultant für das Facility Management genau an?

Die Suche nach einem geeigneten Berater kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere dann, wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen. Persönliche Kontakte oder Empfehlungen von Geschäftspartnern und Branchenkollegen sind eine gute Möglichkeit, passende Beraterfirmen zu finden. Eine weitere Option, die oft genutzt wird, ist die klassische Online-Suche.

Wie auch immer Sie vorgehen: Planen Sie ausreichend Zeit ein, um sich ein genaues Bild zu verschaffen. Referenzen von früheren Kunden zeigen, dass der Berater Ihrer Wahl das erforderliche Hintergrundwissen mitbringt, um Ihre gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dazu sollten Sie natürlich vorab überlegen: Welche Wünsche und Ziele möchten Sie denn genau erfüllt haben? Wie kann die FM-Beratung Sie ganz konkret unterstützen? Am besten erstellen Sie sich ein grobes Konzept, das Sie potenziellen Beratern im Erstgespräch vorstellen können. So nutzen Sie das volle Potenzial des FM-Consultings aus.

Wenn Sie dann eine Liste möglicher Berater erstellt haben, geht es im nächsten Schritt darum, persönliche Interviews anzuberaumen, um noch mehr über die Vorgehensweise des Consultants zu erfahren.

In diesem Zusammenhang können Sie auch herausfinden, ob Sie mit Ihrem Berater auf einer persönlichen Ebene zurechtkommen, ob also die Chemie stimmt. Wählen Sie unbedingt einen Experten, mit dem Sie gut kommunizieren können. So stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich verläuft.

FM-Beratung ja oder nein? Sie haben die Wahl!

Sie sehen schon: Die Suche nach einem guten Facility-Management-Berater erfordert Zeit und Geduld, doch die Mühe lohnt sich. Sie sind sich trotz ausführlicher Recherche nicht sicher? Dann überstürzen Sie nichts. Vielleicht ist es in Ihrer persönlichen Situation sogar die bessere Wahl, das direkte Gespräch mit Ihrem Dienstleister zu suchen. Ein offenes Gespräch kann eine ausgezeichnete Möglichkeit sein, gewinnbringende Lösungen zu finden, die für alle Beteiligten vorteilhaft sind. Und das Beste daran: Im Rahmen einer guten Partnerschaft ist das im Gegensatz zur FM-Beratung sogar kostenlos.